คู่มือการใช้งาน Microsoft Office 2010

1. 2011ศูนย์วิจัยและฝึกอบรมด้านสิ่งแวดล้อม& อุ่นรุ่งทรัพย์คอมพิวเตอร์ ซีสเท็มส์[เอกสารประกอบการอบรม MICROSOFT OFFICE 2010]เรียนรู้ลักษณะทั่วไป Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint และการใช้งานทั่วไปเพิ่มเติม
2. 1 Microsoft Office 2010ลักษณะทั่วไป Microsoft ยังคงใช้ชื่อเรียกโปรแกรมย่อยๆ ในชุด Microsoft Office นี้เหมือนเดิมหมายถึงโปรแกรมแต่ละตัวยังคงความสามารถหลักเดิมไว้ มีการเปลี่ยนแปลงบางส่วนได้แก่ หน้าตา สีสัน จากชุด Microsoft Office2003 อยู่มากแต่ใกล้เคียงกับ Microsoft Office 2007 รูปแสดง ตัวอย่างหน้าตา Microsoft Word 2010 หนึ่งใน Microsoft Office 2010แถบริบบอน แถบคาสั่งที่ปรากฏอยู่ด้านบนของโปรแกรม เป็นตัวเก็บคาสั่งเพื่อใช้ในการเลือกคาสั่งในการทางานตามความต้องการของผู้ใช้คล้ายทูลบาร์เดิมที่พบอยู่ในโปรแกรมที่รันบน Microsoft Windows รุ่นก่อนๆ ลักษณะหน้าตาเป็นแท็บเลือกเพื่อเลือกหัวข้อที่แบ่งหมวดหมู่ไว้แล้ว เมื่อเลือกจะแสดงไอคอนของคาสั่งให้ผู้ใช้เลือกใช้งาน
3. 2การใช้งานริบบอนซ่อน/แสดง ทาได้โดยดับเบิ้ลคลิกที่หัวข้อของริบบอนการเรียกซ๊อตคัท กดคีย์บอร์ดปุ่ม Alt ค้างไว้ (กดอีกครั้งเพื่อยกเลิก) หน้าตาของริบบอน Microsoft Word เมื่อเลือกแถบ “แทรก” หน้าตาของริบบอนเมื่อกดปุ่ม Alt เรียกซ๊อตคัทคาสั่ง
4. 3 Microsoft Word 2010การตั้งค่าไม้บรรทัด การซ่อนแสดงไม้บรรทัด 1. ที่ด้านบนของ Scrollbar แนวตั้งทางขวามือของ Word 2. จะพบสัญลักษณ์ของไม้บรรทัด 3. คลิกเพื่อซ่อน/แสดงไม่บรรทัด
5. 4ตั้งค่าหน่วยวัด1. คลิกเลือกแถบ “แฟ้ม” ที่ริบบอน2. เลือกคาสั่ง “ตัวเลือก”3. จะได้กรอบโต้กรอบ ตัวเลือกของ Word ให้เลือก “ขั้นสูง” จากรายการทางด้านซ้าย4. เลื่อนหาหัวข้อ “แสดงการวัดในหน่วยของ”5. เปลี่ยนหน่วยวัดเป็นแบบที่ต้องการ6. คลิกเลือกที่ปุ่ม “ตกลง”
6. 5การปรับแต่งเอกสารโดยลักษณะที่เตรียมไว้แล้ว การใช้งานลักษณะ การตกแต่งข้อความการทางานปกติเราสามารถใช้เครื่องมือจากริบบอนแถบ “หน้าแรก” เพื่อตกแต่งข้อความให้เป็นไปตามต้องการได้โดยจะมีปุ่มให้เลือกจัดรูปแบบแยกเป็นเรื่องๆ ไป เช่น Font, Font Size, สีตัวอักษรจะแยกออกเป็นปุ่มๆ ไป เราสามารถใช้ลักษณะเพื่อเปลี่ยนหรือจัดรูปแบบได้ครั้งละหลายเรื่องๆ เช่นเปลี่ยน Font, Font Size, ย่อหน้า ในปุ่มเดียวได้โดยใช้ลักษณะที่เตรียมไว้แล้ว การใช้งาน 1. ที่ริบบอนแถบ “หน้าแรก” 2. คลิกที่ปุ่มลักษณะที่ต้องการ การปรับแต่งลักษณะ 1. คลิกเพื่อแสดงหน้าต่างลักษณะ 2. จะได้หน้าต่างลักษณะ คลิกเลือกที่ ปุ่มจัดการลักษณะ (ล่างสุด) 3. จะได้หน้าต่าง “การจัดการลักษณะ” สามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการปรับเปลี่ยน แล้วคลิกที่ปุ่มปรับเปลี่ยน
7. 6 แสดงหน้าต่างการจัดการลักษณะการทาจดหมายเวียน (Mail Merge) จดหมายเวียนคือ เอกสารที่มีเนื้อหาโดยส่วนใหญ่เหมือนกันแทบทั้งหมด มีบางจุดที่เปลี่ยนไปบ้างขึ้นอยู่กับผู้รับเอกสารที่ผู้สร้างจะส่งไป ตัวอย่างเช่น หนังสือเชิญหน่วยงานเข้าประชุมเพื่อรับฟังคาชี้แจงให้กับหน่วยงานต่างๆ เนื้อหาในหนังสือจะมีเนื้อหาที่เหมือนกันคือ แจ้งเรื่องประชุม สถานที่ เวลา และอื่นๆ ส่วนที่ต่างกันไปบางส่วนได้แก่ ชื่อหน่วยงานหรือชื่อผู้ถูกเชิญ เอกสารลักษณะนี้สามารถนาความสามารถเรื่องจดหมายเวียนมาใช้ประโยชน์ได้ การสร้างจดหมายเวียนต้องอาศัย 3 อย่างได้แก่ 1. เนื้อหาหลักของหนังสือ/จดหมาย 1 ไฟล์ 2. ข้อมูลที่จะดึงมาใส่ในจดหมายหลัก (ส่วนที่ต่างกันในหนังสือหรือจดหมาย) 1 ไฟล์ 3. ชุดคาสั่งที่จะใช้สร้างจดหมายเวียน
8. 7ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน1. พิมพ์หรือเตรียมเนื้อหาหลักของจดหมายไว้และบันทึกให้เรียบร้อย2. ไฟล์ข้อมูล พิมพ์และเตรียมข้อมูลในรูปของตาราง ไฟล์หลักของจดหมายเวียนเตรียมและเว้นเนื้อหาที่เปลียนแปลงว่างไว้ ่ จัดเก็บและตั้งชื่อไว้ ตัวอย่างตั้งชื่อว่า “จดหมาย” ไฟล์ข้อมูลอยู่ในรูปของตารางบันทึกตั้งชื่อไว้ให้เรียบร้อย จากตัวอย่างชื่อ “ข้อมูล”
9. 8 คาสั่งที่ใช้ในการสร้างจดหมายเวียนการเรียกใช้คาสั่งเพื่อรวมจดหมายหลักและข้อมูล1. เปิดจดหมายหรือเอกสารหลักเตรียมไว้ (ไม่ต้องเปิดไฟล์ข้อมูล)2. คลิกที่แถบ “การส่งจดหมาย” ที่ริบบอน3. คลิกที่ปุ่ม “เลือกผู้รับ” เลือกเมนูย่อย “ใช้รายชื่อที่มีอยู่...”4. จะได้กรอบโต้ตอบ ให้เลือกไฟล์ข้อมูลที่เตรียมไว้ (ไฟล์ตาราง) แล้วคลิกปุ่ม “เปิด”การใส่ขอมูลลงในจดหมายหรือเอกสารหลัก ้1. ที่ไฟล์จดหมายหรือเอกสารหลักจัด Cursor ให้อยู่ในตาแหน่งที่ต้องการใส่ข้อมูล2. ที่ริบบอนแถบ “การส่งจดหมาย” คลิกเลือก “แทรกเขตข้อมูลผสาน”3. เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการ
10. 9 การผสานข้อมูลเพื่อใช้ 1. คลิกปุ่ม “เสร็จสิ้นและผสานเสร็จสิ้น” 2. ที่เมนูย่อยให้เลือกผลลัพธ์ที่ต้องการ 3. หรือสามารถดูผลลัพธ์ได้จากปุ่ม “แสดงตัวอย่างผลลัพธ์”การทาลายน้า “ลายน้า” คือลายจางๆ ที่อยู่บนพื้นหลังเอกสาร สาหรับแสดงให้เห็นหรือบอกให้ทราบถึงข้อมูลหรือลักษณะบางประการที่ผู้สร้างเอกสารต้องการให้ผู้อ่านเอกสารได้สังเกตเห็น ลายน้าไม่จาเป็นต้องเป็นข้อความแต่สามารถเป็นภาพจางๆ ได้เช่นกัน คาสั่งทาลายน้า 1. ที่แถบริบบอน “เค้าโครงหน้ากระดาษ” ใช้ปุ่มคาสั่ง “ลายน้า” 2. จะมีตัวอย่างที่แสดงข้อความ Confidential หรือ Do not Copy ให้เลือก 3. หากไม่ต้องการสามารถ “ลายน้าแบบกาหนดเอง...” 4. ถ้าต้องการลายน้าเป็นรูปให้เลือก “ลายน้ารูปภาพ” ตามด้วยปุ่ม “เลือกรูปภาพ” 5. ถ้าต้องการลายน้าเป็นข้อความให้เลือก “ลายน้าข้อความ” 6. เมื่อเลือกรูปหรือใส่ข้อความเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกเลือก “ตกลง”
11. 10การแชร์และส่งเอกสารผ่านอินเทอร์เน็ต Microsoft Word 2010 สามารถเชื่อมโยงเอกสารกับอินเตอร์เน็ตได้โดยอัตโนมัติโดยใช้คาสั่ง Share(บันทึกและส่ง) คาสั่งแชร์เอกสาร 1. เลือกแถบคาสั่ง “แฟ้ม” แล้วใช้คาสั่ง “บันทึกและส่ง” 2. ที่คาสั่ง Share จะมีหลายคาสั่งเป็นทางเลือกสรุปได้ดังนี้ ส่งโดยใช้อีเมล์ สามารถเลือกได้ว่าจะเป็นการส่งไฟล์แนบหรือส่งเป็น PDF แล้ว Word จะเปิด Outlook เพื่อใช้ในการส่ง E-mail บันทึกไปยังเว็บ เป็นการส่งเอกสารเพื่อฝากไว้ยังบริการ SkyDrive บน อินเทอร์เน็ต สาหรับสมาชิก Hotmail บันทึกไปยัง SharePoint สาหรับเครือข่ายหรือองค์กรที่มี Microsoft SharePoint เพื่อให้คนอื่นที่อยู่ในกลุ่ม SharePoint เดียวกันเปิดอ่าน ได้ทันที ประกาศเป็นการประกาศบล็อก เก็บเอกสารของเราในรูป Blog แล้วส่งขึ้นอินเทอร์เน็ต ทันที
12. 11 Microsoft Excel 2010Microsoft Excel กับงานฐานข้อมูล Microsoft Excel จัดเป็นโปรแกรมประเภทกระดาษทด/กระดาษทาการ มีลักษณะเป็นตารางสาหรับป้อนข้อมูล ผู้ใช้มีอิสระในการเลื่อนไปยังเซลล์และทาการป้อนข้อมูล ลบ/ล้างข้อมูลได้ มีจุดเด่นในด้านการคานวณในงานประเภทฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ ฐานข้อมูลที่ง่ายและได้รับความนิยมถูกออกแบบเป็นลักษณะของตารางเช่นกัน ดังนั้นเราสามารถนา Microsoft Excel มาใช้เป็นฐานข้อมูลได้เช่นกัน โดยกาหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลไว้ดังนี้ 1. แถวหรือบรรทัดบนสุดให้เป็นชื่อฟิลด์ หากมีหลายฟิลด์ให้ฟิลด์ถัดไปใช้คอลัมน์ถัดไปจาก A เป็น B, C,D เรื่อยๆ เป็นต้น 2. แต่ละแถวจะเป็นข้อมูลแต่ละรายการ (ระเบียนข้อมูล) ไล่ลงไปจากแถวที่ 2,3,4,5 เรื่อยๆ อย่าเว้นว่างแถวไว้มิฉะนั้นจะถือว่าหมดระเบียนไว้ที่แถวว่างเมื่อสั่งงานใดๆ Microsoft Excel จะไม่สนใจ ภาพตัวอย่างการป้อนข้อมูลสาหรับการทางานของ Microsoft Excel เป็นฐานข้อมูล
13. 12การจัดเรียงลาดับข้อมูล ในงานฐานข้อมูลเราจัดเก็บข้อมูลไว้เพื่อการค้นหาและจะเป็นการง่ายหากข้อมูลจานวนมากถูกจัดเรียงไว้(นึกถึงข้อมูลมากๆ อย่างพจนานุกรม) หากเราป้อนข้อมูลของให้กับ Microsoft Excel เรียบร้อยตามข้อกาหนดเราสามารถจัดเรียงข้อมูลได้อย่างง่ายๆ ด้วยปุ่ม Sort ซึ่งมีอยู่ 2 แบบได้แก่ การจัดเรียงจากน้อยไปหามาก การจัดเรียงจากมากไปหาน้อย วิธีการจัดเรียงข้อมูล 1. ให้ Cell Active อยู่ในตารางข้อมูลที่พิมพ์ไว้ ในตาแหน่งฟิลด์ที่สนใจ 2. ที่ริบบอนคลิกที่แถบข้อมูล 3. คลิกเลือกคาสั่งในการจัดเรียง มากไปหาน้อย น้อยไปหามาก ตัวกรองอัตโนมัติ รูปแสดงปุ่มคาสั่งการจัดเรียงข้อมูลและการกรองข้อมูล
14. 13การกรองข้อมูล การกรองข้อมูลคือการให้ Microsoft Excel เลือกแสดงข้อมูลเอาเฉพาะข้อมูลที่เราต้องการหรือสนใจสามารถทาได้ 2 แบบ ได้แก่แบบอัตโนมัติและขั้นสูง โดยแบบอัตโนมัติจะทาได้ง่ายกว่าและกาหนดเงื่อนไขได้น้อยกว่าการกรองขั้นสูง วิธีเรียกใช้การกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ 1. Cell Active จะต้องอยู่บริเวณตารางข้อมูล 2. ที่ริบบอน “ข้อมูล” คลิกเลือกไอคอนตัวกรอง (รูปกรวยใหญ่) 3. จะได้ปุ่มการกรองแสดงที่ฟิลด์หัวเรื่อง (บนสุด) 4. หากต้องการยกเลิกการกรองอัตโนมัติให้คลิกไอคอนตัวกรองซ้า วิธีกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ เมื่อเรียกใช้คาสั่งกรองแล้ว จะยังไม่มีการกรองข้อมูลใดๆ ทั้งสิ้นจนกว่าเราจะเลือกข้อมูลที่สนใจเพื่อกรองวิธีการกรองสามารถทาได้ดังนี้ 1. คลิกที่ปุ่มสาหรับกรองที่ฟิลด์หัวเรื่อง 2. เลือกข้อมูลที่ต้องการกรอง ปุ่มสาหรับเลือกข้อมูลเพื่อกรอง
15. 14การทาตารางสรุปข้อมูล ข้อมูลที่เราเก็บและมีอยู่ในกระดาษทาการของ Microsoft Excel นั้น เราสามารถนามาสรุปให้อยู่ในรูปแบบตารางแสดงผลที่สามารถอ่านค่าได้ง่ายขึ้นโดยทาการสร้างตารางสรุปข้อมูลที่เรียกว่า PovoTable แต่ต้องกาหนดความต้องการไว้ก่อนล่วงหน้าว่าตารางสรุปนั้นจะให้ออกมาในรูปแบบใด วิธีสร้างตารางสรุปข้อมูล 1. อยู่ในชีตที่มีข้อมูลที่ต้องการสรุปผล 2. ที่ริบบอน “แทรก” ให้เลือก “PivotTable” จะเข้าสู่กระบวนการสร้างตารางสรุป กาหนดแหล่งที่อยู่ข้องข้อมูล 3. คลิก “ตกลง” จะได้หน้าต่างรายการเขตข้อมูลฯ ตามรูป 4. ให้คลิกลากฟิลด์จากด้านบนไปยัง “ป้ายชื่อคอลัมน์” “ป้ายชื่อแถว” หรือ “ผล” ด้านล่าง
16. 15 Microsoft PowerPoint 2010 โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมที่ออกแบบให้ใช้ในการนาเสนอผลงานในรูปแบบของSlide ผู้ใช้สามารถสร้างแก้ไขพิมพ์เอกสารสาหรับแจกประกอบการนาเสนอได้ ในเอกสารฉบับนี้จะเน้นในจุดหลักที่น่าสนใจสาหรับการสร้าง Slide ไม่แสดงในรายละเอียดทั้งหมด เพราะเครื่องมือหลายอย่างมีลักษณะใกล้เคียงกับโปรแกรมในชุด Microsoft Office ตัวอื่นๆการเพิ่ม/ลบ Slide การเพิ่ม Slide เราสามารถทาได้ง่ายๆ เพียงปุ่มเดียวแต่จะต้องเลือกจุดที่ต้องการแทรกเพิ่มก่อน ขั้นตอนการเพิ่มสามารถทาได้ ดังนี้ วิธีเพิ่ม Slide ใหม่ 1. เลือกตาแหน่งที่จะวาง Slide ใหม่ทางด้านซ้ายของหน้าต่างทางาน 2. ที่ริบบอบ “หน้าแรก” ให้คลิกเลือกปุ่มคาสั่ง “สร้างภาพนิ่ง” 3. เลือกเค้าร่างในแบบที่ต้องการ จะได้ Slide ใหม่ เป็นอันเรียบร้อย 2.คลิกแทรก Slide 1. เลือกตาแหน่งแทรก
17. 16 วิธีลบ Slide ที่ไม่ต้องการ 1. คลิกเลือก Slide ที่ไม่ต้องการ 2. กด Delete 1.คลิกเลือก 2. กด Deleteการใช้ชุดรูปแบบ ในการจัดรูปแบบเราสามารถคลิกและเลือกจัดรูปแบบที่จะส่วนได้แต่หากต้องการจัดตามแบบที่กาหนดมาแล้วเราสามารกใช้ชุดรูปแบบทาได้ ดังนี้ วิธีใช้ชุดรูปแบบ 1. คลิกเลือกที่ริบบอน “ออกแบบ” 2. เลือกชุดรูปแบบที่ต้องการ
18. 17 คาสั่งชุดรูปแบบMaster Slide ในการสร้าง Slide ด้วย PowerPoint จะมีรูปแบบโครงร่างให้เป็นในการทางานเป็นเบื้องต้น ซึ่งจะมีผลต่อทุก Slide ที่ใช้โครงร่างเดียวกัน ซึ่งจะเป็นการง่าย หากเราต้องการให้ Slide เรามีลักษณะใดที่เหมือนๆ กันสามารถเข้าไปจัดการได้ที่ Master Slide ดังนี้ วิธีใช้ Master Slide 1. คลิกเลือกที่ ริบบอน “มุมมอง” 2. คลิกเลือกปุ่ม “ต้นแบบภาพนิ่ง” 3. จะได้หน้าตาการทางานของ Master Slide สามารถเลือกตกแต่งจะมีผลต่อ Slide ในแบบเดียวกันทั้งหมดทันที 4. หากต้องการปิดรูปแบบให้เลือกริบบอน “ต้นแบบภาพนิ่ง” เลือก “ปิดมุมมองต้นแบบ”
19. 18 คลิกเลือก Master Slide 1.เลือกต้นแบบ Slide ที่ต้องการ2.จัดรูปแบบและใส่สิ่งที่ต้องการ
20. 19การบันทึกแบบฝังแบบตัวอักษร ในการนาเสนอมักพบปัญหาในการนา Slide ไปแสดงทีเครื่องอื่นๆ หากเราใช้ Font ที่ไม่มีโดยทัวไปใน ่ ่การจัดรูปแบบ เพือป้องกันปัญหาทีเกิดขึนนี้เราสามารถฝัง Font ลงไปใน Slide ได้ แต่จะทาให้ขนาดมีขนาดใหญ่ ่ ่ ้ขึนกว่าการบันทึกแบบปกติ ้ วิธีการบันทึกแบบฝังแบบอักษร 1. ทีรบบอน “แฟ้ม” เลือก “บันทึกเป็น” ่ิ 2. จะได้กรอบโต้ตอบ “บันทึกเป็น” เลือก “เครื่องมือ” ตามด้วย “ตัวเลือกการบันทึก” 3. เลือกที่ Check box ฝังแบบอักษรในแฟ้ม คลิก “ตกลง” 4. ทาการบันทึกตามปกติ
21. 20การพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย ในการบรรยายเราสามารถพิมพ์ Slide ทีสร้างนี้เพื่อแจกประกอบการบรรยายได้ ่ วิธีการสั่งพิมพ์ 1. ทีรบบอน “แฟ้ม” เลือกคาสั่ง “พิมพ์” ่ิ 2. กาหนดตัวเลือกที่ต้องการ 3. คลิกทีปุมพิมพ์